Diese Anleitung richtet sich an die dem LUIS bei Vertragsabschluss genannte Kontaktperson. Sollten Sie diese Rolle nicht innehaben und nur eine Änderung an den Nutzendendaten Ihrer Einrichtung wünschen, wenden Sie sich bitte an die Kontaktperson. Häufig ist diese das Sekretariat oder mindestens über dieses herauszufinden.
Grundlegende Bedienung
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Wie greife ich auf die Nutzendenverwaltung zu?
Die Nutzendenverwaltung ist ein Projekt in der Projektablage. Entsprechend können Sie sich in der Projektadministration einloggen und sehen dort die Nutzendenverwaltung als Projekt. Wenn Sie dieses anklicken, können Sie im Tabellenkopf auf den Link „ResourceSpace“ klicken.
Die URL entspricht dem folgenden Muster:
https://resourcespace.projekt.uni-hannover.de/luis-apc-nutzendenverwaltung-EINRICHTUNGSKUERZEL -
Wie füge ich Daten einer neuen Person hinzu?
Klicken Sie in Resourcespace oben in der Leiste auf den blauen Button „Erstellen“. Falls Sie eine geringe Bildschirmauflösung haben, kann es sein, dass Sie den Button nicht sehen und erst auf den kleinen Pfeil nach unten links vom „Upload“-Button klicken müssen.
Anschließend füllen Sie mindestens „Nachname“, „Vorname“ und „E-Mail-Adresse“ aus. „Gruppen“ sind optional. Standardmäßig ist jede Person in der Gruppe „EINRICHTUNGSKUERZEL_Alle“.
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Wie ändere ich Daten einer Person?
In Resourcespace finden Sie auf der rechten Seite die Suche. Entweder Sie führen eine leere Suche aus oder Sie suchen direkt nach der entsprechenden Person. In der erscheinenden Liste können Sie rechts neben dem Datensatz den Stift anklicken. Alternativ klicken Sie auf Vor- oder Nachname und entsprechend im sich öffnenden Fenster auf den Stift. Sie bekommen wie gewohnt eine Maske, in der Sie Änderungen vornehmen und anschließend speichern können.
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Wie lösche ich Daten einer Person?
Gehen Sie wie beim Ändern von Daten (s. o.) vor. Klicken Sie jedoch auf jeden Fall auf Vor- oder Nachname und im sich öffnenden Fenster auf den Papierkorb bzw. „Löschen“. Es wird zur Sicherheit erneut gefragt, ob Sie wirklich löschen wollen. Anschließend ist der Datensatz gelöscht.
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Ich möchte eine weitere Gruppe bzw. einen weiteren Ordner auf dem Gruppen-Netzlaufwerk mit separaten Rechten. Wie gehe ich vor?
Weitere Gruppen können Sie nur über eine Mail an den Support anfordern. Anschließend werden wir die Gruppe in der Nutzendenverwaltung und in den beteiligten Hintergrundsystemen anlegen. Analog gehen Sie bei Löschanfragen vor.
Wir bitten darum, von zu häufigen Änderungsanfragen abzusehen. Die Struktur soll eine dauerhafte Arbeitsumgebung darstellen. Für kurzlebige Projekte nutzen Sie bitte Unterordner von bestehenden Ordnern, auf denen entsprechend keine anderen Rechte erzwungen werden, oder verwenden Sie dafür Projekt-Seafile.
Organisatorische Abläufe
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Ich habe Daten einer Person angepasst oder gelöscht. Wie wird die Änderung aktiv?
Eine kurze Mail an den Support mit der Bitte um Einspielen der Änderungen reicht aus. Bitte verwenden Sie für die korrekte Zuordnung einen aussagekräftigen Betreff wie z. B. „Änderungen Nutzendenverwaltung APC-Vollservice“.
Eine automatische Änderung in Echtzeit in unseren angebundenen Systemen findet aus Sicherheitsgründen und zum Schutz vor Anwendungsfehlern nicht statt.
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Ich habe Daten einer neuen Person hinzugefügt. Wie erhält sie die Zugangsdaten?
Grundsätzlich weisen Sie wie bei jeder Änderung per Mail an den Support auf diese hin und bitten um Umsetzung. Sie (die Kontaktperson; nicht die Person, die den Zugang letztendlich erhält) erhalten die Zugangsdaten anschließend per verschlüsselter Mail. Falls das Mailzertifikat der Kontaktperson noch nicht bei der bearbeitenden Person im LUIS bekannt ist, kann es dazu kommen, dass Sie aufgefordert werden, eine signierte Mail an eine persönliche LUIS-Mailadresse zu senden. Das entspricht dem korrekten Ablauf und ist technisch notwendig, um die Mail für Sie zu verschlüsseln.