Antrag zur Einrichtung einer Mailing-Liste auf dem ListServer des Leibniz Universität IT Services
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Arten von Mailinglisten
Folgende Arten von Mailinglisten stehen zur Verfügung:
- Offene Mailingliste: Diskussionsliste
- Geschlossene Mailingliste: Informationsaustausch innerhalb eines festen Personenkreises
- Moderierte Mailingliste: Ein Listenverwalter legt fest, welche Beiträge an die Abonnenten gesendet werden
- Bekanntmachungs-Mailingliste: Über diese Liste können Abonnenten nur Mails empfangen
Die aufgeführten Varianten lassen sich bei speziellen Anforderungen durch den Listenverwalter in ihrer Funktionalität zusätzlich anpassen.
Beantragung einer Mailingliste
Die Einrichtung einer Mailingliste kann über das folgende Formular beim LUIS beantragt werden. Wir empfehlen, das Dokument digital mit dem vom LUIS ausgestellten E-Mail-Zertifikat zu unterschreiben. Auf einen Ausdruck und eine handschriftliche Signatur sowie den Institutsstempel kann dann verzichtet werden.
Löschung einer Mailingliste
Sollte die Mailingliste nicht mehr benötigt werden, bitte eine formlose Mail unter Angabe des Mailinglistennamen an support@luis.uni-hannover.de.
Administration
Über ein Webinterface können die Listeneigentümer/Innen ihre Mailinglisten auf einfache Weise administrieren. Abonnenten können ebenfalls über diese Schnittstelle ihre Einstellungen für jede Liste individuell konfigurieren.
Anleitungen für die Benutzung der Mailinglisten
Um den Einstieg in die Benutzoberfläche zu erleichtern, steht eine deutsche Kurzanleitung für Mailinglisten-Eigentümer/Innen als PDF-Dokument zur Verfügung:
Listeneigentuemer-Kurzanleitung.pdf
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Die ausführliche englische Anleitung von LSoft [PDF, 8.6 MB, S. 182] beinhaltet den kompletten Funktionsumfang für Listeneigentümer/innen der LISTSSERV-Software:
Ebenfalls gibt es für Abonnenten von Mailinglisten eine umfangreiche LISTSERV-Anleitung in englischer Sprache unter dem nachfolgenden Link:
- www.lsoft.com/manuals/15.5/LISTSERV15.5_ListSubscribersManual.pdf
[PDF, 8 MB, 60 Seiten]
Bestätigung einer Listenmitgliedschaft von Nutzenden anfordern
Bestätigung einer Listenmitgliedschaft von Nutzenden anfordern
Im Rahmen der EU-DSGVO müssen Abonnements von E-Mail-Verteilern die Nutzung bestätigen. Der zentrale Listendienst Listserv bietet dazu eine entsprechende Funktionalität.
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Double-Opt-In über die List-Homepage
Die einfachste Variante ist die Löschung aller Teilnehmer von der betreffenden Liste. Zuvor wird eine letzte Mail an die Liste versendet. Die Mail enthält neben allen erforderlichen Angaben einen Link auf die Homepage der Liste in der Form: https: //listserv.uni-hannover.de/archives/<Listenname>.html
Sollte dieser Link zur Anzeige eines Fehlers führen ("Archives - Error"), so setzen Sie sich bitte mit dem Mail-Team (-793000) in Verbindung.
Die Teilnehmer können dann über den Link auf der Homepage den Subscribe-Button betätigen (Opt-In 1) und müssen im Anschluss noch den Erhalt einer Info-Mail über die Aufnahme auf die Liste bestätigen (Opt-In 2).
Die DSGVO-Informationen können hier im Mail-Template $SIGNUP unter List Management -> Customization -> Mail Templates ergänzt werden.
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Opt-In über Erneuerung der Subscription
Der Listen-Owner kann über die Listserv-Konfiguration eine Erneuerung der Subscription anfordern. Die Nutzenden erhalten dann eine entsprechende E-Mail, auf die sie entweder ebenfalls per E-Mail antworten können, oder die Subscription durch Anklicken eines Links bestätigen können.
1. Melden Sie sich hierzu als Listen-Owner am Listserver an: listserv.uni-hannover.de
2. Wählen Sie Ihr betreffendes List-Home (List Management -> List Dashboard -> Liste wählen).
3. Unter List Configuration -> List Configuration Wizard wählen Sie List Maintanance -> Renewal.
4. Renewal= 05/23 bedeutet, dass jährlich am 23. Mai eine Erneuerung der Subscription aller Listenteilnehmer angefordert wird, unter Delay können Sie angeben, nach wievielen Tagen Untätigkeit ein Nutzer von der Liste gelöscht werden soll. Ohne weitere Angabe sind's hier 7 Tage.
5. Den Text der versendeten E-Mail können Sie unter List Management -> Customization -> Mail Templates anpassen (dieser ist standardmäßig auf englisch). Hier können Sie auch die nach DSGVO Art. 13 (Direkterhebung) oder Art. 14 (Dritterhebung) erforderlichen Informationen mitgeben. Das entsprechende Template finden Sie beim klicken auf das Dropdownmenü und der Auswahl "Auto-Delete, Probe and Renewal". Dort zu finden ist das Template RENEW1. Sie können dies editieren und zB. das Musterblatt zu den Informationspflichten hinzufügen.
Musterblatt: Informationspflichten nach DSGVO
20180525_Musterblatt_Informationspflichten.docx
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20190412_Musterblatt_Informationspflichten.docx
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Kontakt
Hotline IT-Service-Desk
Sprechzeiten
Der IT-Service-Desk des LUIS ist von Mo – Fr in der Zeit von 08 – 17 Uhr telefonisch erreichbar.
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