EDV-Beschaffung: Vertragstypen bei Bund, Ländern und Kommunen

Im Auftrag des Kooperationsausschusses Automatisierte Datenverarbeitung Bund/Länder/ Kommunaler Bereich (KoopA-ADV) hat eine Arbeitsgruppe der öffentlichen Hand unter Federführung des Bundesministeriums des Innern neue, die BVB ablösende Vertragstypen (Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen, EVB-IT) entwickelt.

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der EVB-IT, Vertragsformulare in Lang- und in Kurzfassung, Störmeldeformulare zu den EVB-IT-Verträgen können im Internet unter www.cio.bund.de heruntergeladen werden.
Alle Vertragsformulare sind hierbei im PDF-Format oder als Word-Dokument abrufbar.

Eine Entscheidungshilfe für die passenden Vertragstypen (Kurz- oder Langfassung) finden Sie ebenfalls dort.

Folgende EVB-IT-Vertragstypen sind anzuwenden:

Die EVB-IT-Kauf sind anzuwenden bei Verträgen über den Kauf »fertiger« Hardware, gegebenenfalls einschließlich der Überlassung von Standardsoftware gegen Einmalvergütung zur unbefristeten Nutzung. Die EVB-IT-Kauf sehen keine werkvertraglichen Leistungen wie zum Beispiel Anpassungsleistungen oder die Herbeiführung der Funktionsfähigkeit vor. Die EVB-IT-Kauf beinhalten daher auch keine werkvertraglichen Vereinbarungen wie zum Beispiel die Erklärung der Funktionsbereitschaft, Leistungsprüfungen sowie Abnahme. Erwartet der Beschaffer eine über die bloße Lieferung der Standardprodukte hinausgehende werkvertragliche Leistung, so ist der EVB-IT-Systemlieferungsvertrag anzuwenden.

Der EVB-IT-Systemlieferungsvertrag orientiert sich insgesamt am Kaufrecht des BGB. Die Hauptleistung beim EVB-IT-Systemlieferungsvertrag ist die Lieferung von Standardsystemkomponenten. In der Praxis kann die Abgrenung zum EVB-IT Systemvertrag durchaus schwierig sein. Unter folgenden Voraussetzungen soll der EVB-IT-Systemlieferungsvertrag verwandt werden:

• Der Schwerpunkt der vertraglichen Leistung liegt in der Lieferung von Systemkomponenten, die zusammen ein IT-System bilden. Die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems stellt nicht den Schwerpunkt der Leistung dar.
• Die Herstellung von Individual-Software ist nicht Gegenstand des EVB-IT-Systemlieferungsvertrages.
• Es wird nicht ausschließlich die Lieferung von Hardware geschuldet und auch nicht ausschließlich die Überlassung von Standard-Software.
• Der Wert der Anpassungs- bzw. Integrationsleistung ist im Verhältnis zum Wert der Systemkomponenten deutlich geringer (nicht mehr als 15 bis 20% der Gesamtleistung)

Der EVB-IT-Systemvertrag ist ein Mustervertrag, mit dem komplexe Systeme bestehend aus Hardware, Software sowie Integrations- und Anpassungsleistungen beschafft werden. Er unterliegt einheitlich dem Werkvertragsrecht des BGB und statuiert eine Gesamtverantwortlichkeit des Auftragnehmers für die Funktionsfähigkeit des IT-Systems.

Der Schwerpunkt der vertraglichen Leistungen liegt in der Erstellung eines IT-Systems, der Integration und Zusammenfügung von Einzelleistungen, der Einbindung in die Systemumgebung des Auftraggebers sowie in der Herbeiführung der Funktionsfähigkeit des Gesamtsystems. Um die Anwendung des EVB-IT-Systemvertrages zu begründen, sollen die Anpassungsleistungen einen Wert von 15 bis 20% der Gesamtleistung überschreiten. Unabhängig von diesem Wert findet der EVB-IT-Systemvertrag aber auch Anwendung, wenn die Anpassungsleistungen so entscheidend sind, dass das System ohne sie nicht nutzbar ist.

Gegenstand des EVB-IT Erstellungsvertrages ist Erstellung bzw. Anpassung von Software auf der Grundlage eines Werkvertrages und - soweit vereinbart - Pflege nach Abnahme und/oder die Weiterentwicklung und Anpassung. Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen können insbesondere umfassen:

• Anpassung von überlassener oder beigestellter Software auf Quellcodeebene,
• Customizing von überlassener oder beigestellter Software,
• Erstellung und Überlassung von Individualsoftware auf Dauer,
• Schulung und Dokumentation.

Der Auftragnehmer trägt hierbei die Erfolgsverantwortung für die vereinbarten Leistungen.

Der EVB-IT-Dienstvertrag ist dann anzuwenden, wenn der Schwerpunkt der vom Auftragnehmer geschuldeten Leistung in der Erbringung von Diensten liegt, wie etwa bei Schulungs-, Beratungs- oder sonstigen Unterstützungsleistungen.

Dieser Vertragstyp ist anzuwenden für die Überlassung von Standardsoftware gegen Einmalvergütung zur unbefristeten Nutzung. Wie bei EVB-IT-Kauf findet der EVB-IT-Überlassungsvertrag keine Anwendung, wenn zusätzlich werkvertragliche Leistungen des Auftragnehmers wie etwa Installation, Integration, Parametrisierung oder Anpassung der Standardsoftware an die Bedürfnisse des Auftraggebers verlangt werden.  Erwartet der Beschaffer eine über die bloße Lieferung der Standardsoftware hinausgehende werkvertragliche Leistung (z. B. Überlassung von Updates, Upgrades oder neue Releases) mit Mängelbeseitigungen und funktionalen Erweiterungen, so kann dieses in einem EVB-IT-Pflegevertrag S vereinbart werden.

Dieser Vertragstyp ist anzuwenden für die befristete Überlassung von Standardsoftware gegen periodische Vergütung. Auch hier werden zusätzlich werkvertragliche Leistungen des Auftragnehmers wie etwa Installation, Integration, Parametrisierung oder Anpassung der Standardsoftware an die Bedürfnisse des Auftraggebers nicht verlangt. Erwartet der Beschaffer eine über die bloße Lieferung der Standardsoftware hinausgehende werkvertragliche Leistung (z. B. Überlassung von Updates, Upgrades oder neue Releases) mit Mängelbeseitigungen und funktionalen Erweiterungen, so kann dieses in einem EVB-IT-Pflegevertrag S vereinbart werden.

Die EVB-IT-Instandhaltung finden Anwendung bei Verträgen über Instandsetzung, Inspektion und Wartung von Hardware. Instandhaltungsleistungen können gegen pauschale Vergütung oder gegen Vergütung nach Aufwand vereinbart werden. Die EVB-IT-Instandhaltung geben standardmäßig eine Reaktionszeit von 20 Stunden vor und eine Beseitigung einer Störung innerhalb von drei Störungstagen.

Der EVB-IT-Pflegevertrag S regelt die Pflegeleistungen für Standardsoftware. Hierzu gehören in erster Linie die Lieferung von neuen verfügbaren Programmkorrekturen. Das sind, je nach Vereinbarung Patches, Updates, Upgrades und neue Versionen. Daneben können gegen Vergütung nach Aufwand sogenannte "additive Pflegeleistungen" (Nr. 3.1.2 des Pflegevertrages) vereinbart werden. Diese sind als individuelle Störungsbeseitigungsleistungen ausformuliert.