Exchange am LUIS

Exchange ist ein Groupware-System der Firma Microsoft, welches E-Mail, Aufgaben, Kalender, Adressbücher und viele weitere praktische Funktionalitäten miteinander verbindet. Als Client kann Microsoft-Outlook, der iPhone- oder iPad-E-Mail Client oder der Android-E-Mail Client verwendet werden.

Im Gegensatz zu herkömmlichen E-Mail Postfächern wie POP oder IMAP, ist es mit Microsoft Exchange möglich, auf allen angeschlossenen Endgeräten alle Termine, Aufgaben, E-Mails und Adressbücher immer synchron und auf dem aktuellsten Stand zu halten und auf jedem Gerät optimal zu verwalten.

Auch Groupware-Funktionen, wie gemeinsam genutzte Kalender, Aufgaben und Kontakte oder die Berechtigung einer Urlaubsvertretung mit entsprechenden Rechten auf das persönliche Postfach oder Funktionskonten und öffentliche Ordner sind weitere Vorteile von Microsoft Exchange.

Mit dem Zugang über "Outlook im Web" (OWA) hat man von jedem internetfähigem Gerät mit Browser einen passwortgeschützten Zugang zu den eigenen E-Mails, Kalendern, Aufgaben und Kontakten.

VPN-Zugänge sind nicht erforderlich und können für andere wichtige Dienste frei gehalten werden.

Der Betrieb eines Exchange-Systems in der eigenen Abteilung erfordert immer hohe Investitionen und administrativen Aufwand. Die Postfächer müssen gepflegt, die Virenscanner und Spamfilter müssen aktualisiert werden und Sicherheits-Updates sind regelmäßig notwendig. Hardware und Software müssen auf einem aktuellen Stand gehalten werden.

Dieser Aufwand entfällt bei einem zentralen Exchange Server für die lokalen Administratoren komplett. Auch die Datensicherung für den E-Mail Server fällt nicht mehr in den Aufgabenbereich der einzelnen Organsationseinheit.

Ein weiterer Vorteil ist die Ausfallsicherheit. Die zentralen LUIS Exchange Server werden im Cluster betrieben und sind gegen Strom- und Netzwerkausfall gesichert.

Persönliche Postfächer:

• Speicherplatz: 8 GB (automatische Vergrößerung bis max. 16 GB)
• max. Mailgröße mit Anhang: 150 MB
  • für größere Dateien bitte den Download Ticket Service nutzen
• persönliche Mailadresse: vorname.nachname@***.uni-hannover.de
• auf Wunsch auch andere Adressen zusätzlich
• incl. E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen und öffentl. Ordnern
• Automatische Speicherpflege in den Ordnern "Junk-E-Mail" und "Gelöschte Elemente"
  (Elemente werden nach 30 Tagen endgültig gelöscht)
• Elektronische Signatur und Verschlüsselung von Nachrichten
• Ordner- und Kalenderfreigaben für andere Exchange-Nutzer
• Filterregeln und Abwesenheitsassistent

Online-Auslagerungsspeicher/-Archiv:

• Speicherplatz: max. 100 GB
• im Outlook-Client und auch über "Outlook im Web" verfügbar
• gleiche Ordnerstruktur und Funktionen wie im Hauptpostfach
• Auslagerung nach zwei Jahren immer nachts
  • Zeitraum im Outlook per Ordner einstellbar
• Aktivierung ab 12 GB im Hauptpostfach oder auf Wunsch
• zus. Lizenzkosten für Enterprise-CAL

Funktionspostfächer:

• Speicherplatz: 8 GB (automatische Vergrößerung bis max. 16 GB)
• im Outlook automatisch eingebunden
• für gemeinsame Ablage von E-Mails, Terminen und Kontakten

Ressourcenpostfächer:

• Für Raum- und Geräte-Kalender
• mit automatischen Buchungen per Einladung

Verteilergruppen:

• Für interne Organisationseinheiten
• nur für LUIS-Exchange-Benutzerobjekte
• per Default nur von intern adressierbar
• (sonst Mailinglisten auf Listserver)

Öffentliche Ordner:

• Wie gewohnt aber unter dem OE-Kürzel abgelegt
• im OWA nur unter den Favoriten erreichbar

Zugriffe für Benutzer über:

• Outlook im Web - erreichbar unter https://email.uni-hannover.de
• Microsoft Office Professional Plus Outlook-Client 2013,2016,2019,2021
• Andere Clients über IMAP(S) und SMTP(TLS) und CalDAV
• oder ActiveSync (EAS)

Backup/Restore:

• Elemente vom Benutzer im Outlook 30 Tage wiederherstellbar
• tägliches Server-Backup